ПАРТНЕРСТВО БИЗНЕС ТРАСТ - КОНСАЛТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА +7(499)2103393 Поиск по сайту Написать письмо На главную страницу

Работа с документами - переход к электронным копиям

Повсеместное внедрение электронного документооборота потребовало нового подхода к документам. Теперь кроме бумажных копий учетные работники должны уметь создавать электронные копии, правильно их называть и сохранять.

В недалеком прошлом при налоговой проверке или судебном разбирательстве требовалось предъявлять оригиналы и/или заверенные копии. Вступление в силу нового закона "об электронной подписи", внесение поправок в Налоговый Кодекс РФ, Арбитражно процессуальный Кодекс РФ, значительно повысило роль электронных копий докуметнов. Так, ст. 93 НК РФ позволяет предъявлять в рамках камеральных и выездных налоговых проверок электронные копии документов. При подаче исков в арбитражный суд, жалобы в вышестоящий налоговый орган стало возможным направлять электронные копии первичных документов. Наконец, поиск электронной копии документа в компьютере значительно проще, чем поиск бумажного оригинала в архиве бумажных документов. Внедрение систем удаленного бухгалтерского учета также предполагает существование электронных копий.

На первый взгляд создание электронной копии не представляет никакой сложности - достаточно просканировать документ в том или ином формате, и электронная копия готова.

При попытке передать такой документ, например, в арбитражный суд, приходиться затрачивать время и усилия, чтобы привести его к требованиям арбитражного суда. Электронная копия документа должна быть сохранениа в файл типа Adobe Acrobat (иметь расширение файла PDF) и каждый многостраничный документ должен быть сохранени в одном файле. Разрешение при сканировании - не менее 200 точек на дюйм.

Налоговые органы, получая электронные документы в рамках неформализованного документооборота, ожидают получить сканированную копию в 256 оттенках серого с разрешением сканирования не менее 150 точек на дюйм и не более 300 точек на дюьм. Они не так требовательны к расширению файлов - принимают любые типы изображений, но также требуют, чтобы многостраничный документ хранился в одном файле (например, с расширением TIFF).

Название файла имеет смысл задавать строго определенным образом, что позволит программно находить нужный скан документа и, наоборот, проверяя множество файлов с электронными документами опредлять наличие учета каждой электронной копии в системе учета (например, 1С).

Первичные бухгалтерские документы позиционируются в системе учета по дате, поэтому в названии каждого файла электтронного документа должна присутствовать дата в строго определенном формате. В итоге, мы рекомендуем следующий формат для названия файла электронной копии документа:

{YYYY.MM.DD} {тип} {номер} {контрагент} {PPPP-KK}.pdf

где: {YYYY.MM.DD} - год, месяц, день - дата документа. Такая запись даты позволяет упорядочить по дате набор документов в файловой системе WINDOWS в папке конкретного года.

{тип} - буквенное обозначение типа документа: сч -счет, тн - товарная накладная, акт - акт, дог - договор, сф - счет фактура, св - сверка, и так далее.

{номер} - номер документа. Нередко в номере документа встречаются наклонные линии. Так как их недопускается использовать в имени файла их следует заменять на знак подчеркивания. Пробелы в номере документа недопускаются.

{контрагент} - это поле для чтения человеком. Может содержать любые коментарии в том числе число страниц, например "на 2л".

{PPPP-KK} - бухгалтерское написание суммы, например, 485-45 - это четыреста восемьдесят пять рублей сорок пять копеек, или 500= - пятьсот рублей ровно.

} { - означает пробел.

Сканируем электронный документ

Сканирование рассмотрим на примере МФУ HP. После инсталяции сканера или МФУ в папке можно найти программу "Сканировать в". Для её вызова жмем "Пуск" / "Все программы" / Открываем папку HP / "Сканировать в". Чтобы каждый раз не искать эту программу имеет смысл разместить её ярлык на рабочем столе. Для этого на программе "Сканировать в" жмем правую кнопку мыши, и выбираем "Отправить на рабочий стол (создать ярлык)".

При вызове программы вы увидите следующие окно.

Если просто нажать кнопку "Сканировать", то предполагается что параметры сканирования Вы укажите позже, как то глубина цвета, число точек на дюйм и др. Выбор этих параметров будет предлагаться вам после сканироания в "Preview". Перед этим рекомендуем задать оптимальные параметры сканирования, что исключит затраты времени на Preview каждого листа. Тем более, что сделать это потребуется единожды.

Жмем кнопку "Настройка". Получаем следующее окно.

Вместо "Исходные параметры по умолчанию" указывам "200 тд 256 оттенков серого" - навание набора Ваших параметров. Под ним ставим галочку - "Использовать этот набор по-умолчанию для Сохранить в файл". Выбираем закладку "Сканировать".

Снимаем галочку, что позволяет редактировать остальные параметры. Выбираем разрешение 200 dpi и режим цвета "Полутона серого". Выбираем закладку "Файл".

Здесь мы рекомендуем указать формат файла по умолчанию - Файл PDF (*.pdf).

Выбираем закладку "Общие" и жмем "OK". Программа предложит сохранить набор параметров - следует согласиться.

Теперь при вызове программы "Сканировать в" будет создаваться файл формата PDF 200 dpi c пулутонами серого. Достаточно указать имя файла как было описано выше и нажать сканировать. Если в локальной сети или к данному компьютеру подключено более одного сканера, то программа попросит выбрать конкретное устройство сканирования. После сканирования первого листа программа предложит "Сканировать следующую страницу". Все страницы будут размещены в один файл PDF.

После отказа сканировать очередную страницу автоматически будет запущена программа Adobe Acrobat (эта программа бесплатно распространяется в Интернет) и вам будет предложен файл для просмотра. По-умолчанию файлы будут сканироваться в папку пользователя Документы / Документы сканера. Из этой папки перемещаете файл в соответствующее место хранения на компьютере или в интернете (в облако), отправляете по электронной почте при необходимости.

20.09.2014 00:00

©bistrast 2005–2017
Design by Joki
Rambler's Top100
Москва, Зеленоград, 2033, н.п. XXIV
тел. (499)210-33-93, (499)210-33-24