ПАРТНЕРСТВО БИЗНЕС ТРАСТ - КОНСАЛТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА +7(499)2103393 Поиск по сайту Написать письмо На главную страницу

Работа с документами - общие рекомендации

В процессе предпринимательской деятельности предпринимателю или учетным работникам приходится обрабатывать большое количество документов. Чем успешней развивается бизнес, тем больше поток документов. Многие приемы работы всем известны, но всю технологию в целом никто не освещает начинающему бизнесмену. От того, как будет построена эта работа зависит качество учета, быстрота поиска, сохранность документов, в конечном итоге, успех всего бизнеса. Начинающему предпринимателю приходится изобретать велосипед - придумывать, как эти документы обрабатывать оптимальным образом. В данной заметке изложена основная последовательность действий.

Подшивка

Каждый документ должен быть подшит в свою пачку документов. Происходит это не сразу, а поэтапно.

Для подшивки документов следует использовать дырокол. Использование прозрачных файлов не решает проблемы и целесообразно только для тех документов, которые нельзя дыроколить, например, документы, изготовленные на бланках Госзнака, лицензии с голограммами, и прочие защищенные от подделки документы. Только для них оправдано применение прозрачных файлов, для остальных следует применять дырокол, поскольку это делает документы не рассыпаемыми, и, следовательно, уменьшает вероятность потери какого-либо документа.

       

На приведенных рисунках показаны три основные способа работы с дыроколом. В первом случае, исполнитель производит отверстия дыроколом "на глазок". Это приводит к тому, что подшитые таким образом документы выглядят неряшливо - одни выступают сверху, другие снизу. Во втором случае, для прицельного дыроколивания применяется скоросшиватель, и каждый последующий документ выравнивается по предыдущему. В этой папке документы уже могут быть выровнены, но при перекладывании одного документа в другую папку вероятность того, что он будет выступать из пачки - велика. Самый лучший третий вариант, когда на самом дыроколе установлен ограничитель. При этом каждый документ будет иметь отверстия в одном и том же месте. Прошитые таким образом документы будут иметь самый опрятный вид и в дальнейшем не потребуется делать в них дополнительных отверстий.

 
  ПРАВИЛЬНО  
 
  НЕПРАВИЛЬНО  

Кроме местоположения отверстий следует правильно ориентировать документ при подшивке. На приведенных рисунках показаны, как правильно ориентировать документы. Для документов, размещенных поперек листа, допускает поворот на 90 градусов против часовой стрелки.

Часто для соединения документов применяются скрепки или скобки степлера. И тот и другой вариант приводит к тому, что пачка документов в этих местах имеет выпуклость и затрудняет дальнейшую работу с ней. Для соединения листов многостраничного документа лучше использовать каплю клея ПВА. Это во многих случаях быстрее и не делает утолщения в пачке документов.

Если документ имеет размеры менее стандартного листа, то его вместе с ему подобными следует наклеить на стандартный лист и уже затем подшить его в папку.

Сортировка

Все поступающие документы сразу должны попадать в свой контейнер. В самом начале деятельности, когда документов не много, контейнером может быть общий скоросшиватель с разделителями. Скоросшиватели с гибкими металлическими лентами не удобны в работе и часто делают порезы работающим с ними людям, хотя и дешевле. Скоросшиватели с пластмассовыми лентами более удобны, но в них трудно вставить документ в середину пачки. Оптимально использовать скоросшиватели с механизмом закрывания. Они обеспечивают максимальные удобства для поиска и сортировки документов.

В толстых скоросшивателях можно использовать разделители, которые определяют виды документов, хранящиеся в данном контейнере. Когда предпринимательская деятельность набирает обороты, то одного скоросшивателя становиться недостаточно и контейнером уже может быть отдельный скоросшиватель для конкретного вида документов, например, для выписок банка с платежками.

Кроме сортировки по виду документов, каждый документ должен помещаться в контейнер в хронологическом порядке, т.е. по дате создания. Простоты ради, сверху будут располагаться последние по дате документы, внизу - первые. Если документ имеет дату ранее верхнего, то его следует поместить в середину контейнера перед документом с более ранней датой. Если документов с одной датой много, то следует внутри этой даты сортировать документы по номеру. Здесь опять получает преимущества скоросшиватель с механизмом, поскольку позволяет легко вставить документ в середину пачки документов.

Нередко можно увидеть бухгалтерии, в которых все шкафы заполненны скоросшивателями с документами, накопленными за годы работы. При этом, в случае получения Требования о представлении документов от контролирующих органов все сотрудники бухгалтерии вынуждены бросить текущие дела и сортировать, нумеровать, упаковывать документы на проверку. Этого можно избежать, если по окончании года все документы за прошедший год упаковать для хранения.

Упаковка

Контейнеры и скоросшиватели используются как временные накопители документов. Таковыми они являются, пока не закрыт налоговый период. Для большинства налогов налоговым периодом является год. Однако для некоторых, для НДС или ЕНВД, таковым является квартал.

Упаковка документов происходит по календарным периодам - не более года, и не менее месяца. Если за месяц однородных документов накапливается много, например, более 200 листов, то можно упаковывать документы по-декадно.

Упаковка состоит из следующих этапов: составление оглавления (реестра, перечня, и т.п.), изготовление титульного листа или обложки, сшивки документов. Для первичных документов, когда важен каждый листик, также требуется нумерация всех имеющихся документов, включая самые маленькие, прошивка нитками или жгутом, заклеивание и опечатывание печатью организации или предпринимателя. Освободившиеся скоросшиватели используются повторно для документов следующего периода.

Оглавление (или реестр, или перечень) составляют из имеющихся стандартных отчетов. Любая бухгалтерская программа позволяет выдать подобные отчеты. Специального требования к оглавлениям нет. Не стоит перекладывать документы в прямой хронологии, поскольку для поиска нужного документа не имеет значение направление изменения даты, важно лишь, чтобы документы были упорядочены по дате.

Титульный лист должен содержать наименование хозяйствующего субъекта (возможно логотип), наименование документов, определять период, за который собраны документы.

Для сшивки документов целесообразно использовать специальные приспособления, например, усиленный степлер. Возможны и другие варианты. Применение для этого отдельных папок с завязками или иных скоросшивателей только увеличивает массу бумаги и не дает дополнительных преимуществ. Кроме того, иначе упакованные пачки не поместятся по размеру в стандартную коробку из под бумаги.

Для нумерации первичных документов целесообразно приобрести нумератор, который упростит эту процедуру. Для прошивки нитками потребуется шило или микродрель. Если документы имеют ровные и однородные отверстия от дырокола, то отдельного инструмента для изготовления отверстий не потребуется.

 

   
ПЛОХО
ЛУЧШЕ
ХОРОШО

Таким образом, за год все документы образуют набор томов, которые также следует упаковать в отдельную коробку или несколько коробок - подготовить для хранения. В магазинах даже продаются коробки для хранения, но это плохой способ, так как в таких коробках остается много свободного места. Связывать пачки документов тоже не лучший способ, так как пачки имеют разный размер и их дальнейшее штабелирование, перенос и хранение вызывают трудности. Лучшим способом следует считать, когда прошитые пачки документов укладываются в коробки из под бумаги. Это позволяет компактно и аккуратно хранить документы и по истечении времени перевозить на уничтожение. Чтобы коробки из под бумаги не разваливались их (и крышки к ним) следует укрепить скотчем. Под скотч можно вложить записку с указанием вида документов.

Документы следует хранить три года, не считая текущего. По истечении этого срока их можно утичтожить, за исключением документов по зарплате. Эти документы по закону следует хранить 50 лет или сдать в местный архив.

С 2003 года учет зарплаты производится персонифицированно с передачей сведений непосредственно в ПФР на элеткронных носителях, т.е. туда где, собственно, и требуется информация по зарплате для начисления пенсии. Поэтому с 2003 года и документы по зарплате уже не являются объектом хранения сверх установленных в законе сроков.

11.08.2004

©bistrast 2005–2017
Design by Joki
Rambler's Top100
Москва, Зеленоград, 2033, н.п. XXIV
тел. (499)210-33-93, (499)210-33-24