ПАРТНЕРСТВО БИЗНЕС ТРАСТ - КОНСАЛТИНГ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА +7(499)2103393 Поиск по сайту Написать письмо На главную страницу

Методические рекомендации
по организации учета у индивидуального предпринимателя
от Бизнес-Траст

Учет предпринимательской
деятельности ИП
ведется в одной Книге
учета доходов и расходов.
Распространенное заблуждение

В процессе предпринимательской деятельности у предпринимателя на руках оказались документы. Что он с ними должен сделать? Куда деть?

Все полученные и часто изготовленные самим предпринимателем документы должны быть подшиты, отсортированы в нужную папку, упакованы, и, в конечном итоге, уничтожены. Как проделывать все эти манипуляции читайте здесь. Сколько и какие должны быть эти папки показано в нижеприведенной таблице.

Поставщики и подрядчикиПокупатели и заказчики
1

Договора, дополнительные соглашения, акты окончания 

2

Договора, дополнительные соглашения, акты окончания

3

Документы подтверждающие расходы:
- переход права собственности: накладные, акты, письма, товарные чеки
- оплата: кассовые чеки, квитанции приходных ордеров, доверенности на получение денег, бланки строгой отчетности
- другие: счета, прайс-листы, акты приема-передачи имущества, и другие

4

Документы подтверждающие доходы:
- переход права собственности: накладные, акты, письма, товарные чеки
- оплата: кассовые чеки, квитанции приходных ордеров, доверенности на получение денег, бланки строгой отчетности
- другие: счета, прайс-листы, акты приема-передачи имущества,и другие

5

Полученные счета-фактуры 

6

Выданные счета-фактуры

7

Книга ПОКУПОК,
Журнал входящих счетов-фактур

8

Книга ПРОДАЖ,
Журнал выданных счетов-фактур


Общие документы
9 Регистрационные документы
10 Кассовые книги
11 Расчетные счета
12 Учет зарплаты работников
13 Учет основных средств
14 Учет товаров
15 Учет материалов 
16 Декларации по налогам и их уплата
17 Книга УЧЕТА доходов и расходов

Прокомментируем порядок учета по каждой папке и из комментария станет ясна необходимость в конкретной папке.

1, 2 - Договора

Предпринимательская деятельность, как и любая другая, имеет свои этапы - начало, развитие и окончание. При этом первый этап заканчивается регистрацией хозяйствующего субъекта, второй - характеризуется налогообложением, учетом и отчетностью, а третий - расставанием собственника со своим бизнесом.

Аналогично протекают отношения между хозяйствующими субъектами: договор, документы на покупку-продажу товаров (работ, услуг), протокол об окончании договора (отсутствия взаимных претензий).

Такая схема работы для многих окажется откровением, поскольку ни договора, ни протоколы они не подписывают в процессе своей деятельности. От этого суть правоотношений не меняется.

Пусть ИП купил товар в каком-либо магазине (товарный и кассовый чек) и продал его на рынке. "Ну где здесь договора?" - спросит такой предприниматель и будет не прав.

По Гражданскому Кодексу РФ существует договор оферта или договор-предложение купли-продажи в отношении неопределенного круга покупателей. Именно этот договор неявно заключается между продавцом и покупателем по факту покупки. Именно по этому договору возникают права и обязанности у каждой из сторон.

Если при продаже товаров населению договор оферта применяется повсеместно, то при закупке товаров многие предприниматели пренебрегают заключать двусторонние договора поставки (купли-продажи), вероятно опасаясь подвоха со стороны контрагента, и этим ставят себя в худшее положение. Именно в этом договоре, текст которого должен быть прочитан и понят предпринимателем, должны быть описаны все существенные стороны сделки, например такие, как санкции за невыполнение взятых на себя по договору  обязательств, условия возврата некондиционных товаров и другие. Отсутствие договора создает не доверительные отношения между партнерами, что не позволяет, например, получить (дать) товарный кредит (взять (дать) товар на реализацию или с отсрочкой платежа).

Заключать договора следует ежегодно. Это объясняется необходимостью хранить документы связанные с предпринимательской деятельностью три года не считая текущего. По истечении этого срока (срок исковой давности) они утрачивают свою юридическую силу поэтому собирать их в учетную папку следует по годам и в хронологическом порядке. Допускается пролонгировать (продлевать) договора. В этом случае договор вместе с протоколом о пролонгации должен будет храниться в двух папках, что потребует изготовления копий и затруднит поиск договора и проверку документов.

Если у Вас розничный магазин и двусторонних договоров с покупателями Вы не заключаете можно папку "Договора с покупателями" не заводить.

3. Документы подтверждающие расходы

В этой папке следует накапливать документы на приобретение товаров, работ, услуг, основных средств, материалов, комплектующих и других, которые непосредственно связаны с предпринимательской деятельностью. Насколько эта связь непосредственна, в конечном итоге, определяет Ваш налоговый инспектор. Во всех документах должно быть указано, что Вы покупатель. Если в накладной или приходном кассовом ордере такого указания нет, то инспектор может не принять эти документы за документы, подтверждающие Ваши расходы.

Накопленные здесь документы будут использованы при составлении перечня документов, подтверждающих расходы, при подаче налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц, а также при применении УСН 15%. ИП на УСН 6% не учитывают расходы для налогобложения. Однако, для определения размера своего дохода (для самого предпринимателя) такую папку следует вести.

В перечень документов, подтверждающих расходы, попадут не все документы из этой папки. Попадут только те, которые БЫЛИ ИСПОЛЬЗОВАНЫ для предпринимательской деятельности в отчетном периоде. Соответственно в папке будут находиться документы на нереализованные в прошлом году товары, а после окончания года - нереализованные в отчетном году. Если какие либо товары (материалы) вы использовали в личных целях или они утеряны (повреждены) и не будут (не могут) быть реализованы, то такие документы не могут подтверждать Ваши расходы. Если в накладной часть товаров реализована в одном году, часть в другом, а часть использована в личных целях, то в накладной (копии накладной для следующего года) следует указать судьбу этих товаров.

Документы попавшие в перечень следует прошить, пронумеровать все листы (каждую бумажку) и опечатать собственной печатью (если есть), а так же сделать надпись "В папке прошито и пронумеровано 999 листов" и расписаться. Это следует сделать для упрощения сдачи документов на проверку. При запросе от ИМНС документов Вы сдаете под расписку прошитую папку с указанием числа листов и можете спать спокойно. Если Вы этого не сделали по окончании года, то Вам придется всё это сделать в процессе подготовки документов на проверку.

Пример: Вы купили товар. Как его отразить в учете. Фактически покупка Вами товара не создает у Вас расходов, поэтому в книгу учета доходов и расходов запись по этому факту добавлена не будет. Расходами купленный товар становиться только после его продажи. До этого момента документы на его приобретения следует разделить и учесть, а именно:

- накладную и квитанцию приходного ордера подшить в Папку 3.

- отделить счет-фактуру, сделать на ней пометку о дате оплаты, и подшить в Папку 5.

- создать приходную накладную (можно сделать копию) и подшить в Папку  13 (14, 15 -  в зависимости от вида имущества).

4. Документы подтверждающие доходы

В этой папке следует накапливать документы на реализацию  товаров, работ, услуг, основных средств, материалов, комплектующих и других, например - сдачи в аренду имущества. Если у Вас розничный магазин (ларек, прилавок)  и других доходов нет, то Папка 4 может не заводиться.

Накопленные в данной папке документы в ИМНС предоставляться не обязаны, однако они могут потребовать в случае сквозных проверок, подачи уведомления на освобождения от обязанностей плательщика НДС, и в некоторых других. Раздельный учет движения материальных ценностей также строится на данных первичных документах. Эти документы ИП изготавливает самостоятельно рукописно или с применением компьютера.

По окончании отчетного года, в зависимости от учетной политики все (при учетной политике по отгрузке) или не все (при учетной политике по оплате) следует также прошить, пронумеровать и опечатать.

Пример: Вы отгрузили товар в магазин. Как его отразить в учете. Фактически отгрузка ещё не означает продажу, если вы не выбрали учетную политику по факту отгрузки (возможно только при ТСНО). Продажей это станет только после получения денег, если, конечно, не было предоплаты. До этого документы на его отгрузку следует изготовить, разделить и учесть, а именно:

- накладную и квитанцию приходного ордера подшить в Папку 4.

- отделить счет-фактуру, сделать на ней пометку о дате оплаты, и подшить в Папку 6.

- создать расходную накладную (можно сделать копию) и подшить в Папку  13 (14, 15 -  в зависимости от вида имущества).

5, 6 Полученные и выданные счета-фактуры

В этих папках следует накапливать счета-фактуры как полученные, так выданные, как на приобретение (реализацию) товара в собственность, так и  реализацию (приобретение) товара по поручению в рамках посреднической деятельности. Если у Вас розничный магазин (ларек, прилавок) и других доходов нет, то Папка 6 может не заводиться, поскольку Z отчет ККМ является эквивалентом для продавца выданного счета-фактуры (не не для покупателя).

Накопленные в данной папке документы в хронологическом порядке ежемесячно подшиваются, листы нумеруются и опечатываются. Прежде чем сшивать следует по договорам с поставщиками и покупателями убедиться в комплектности полученных и выданных счетов-фактур. Такие сшивки представляют собой Журнал полученных и Журнал выданных счетов-фактур (в соответствии с утвержденным порядком учета НДС). Журналы предоставляются в ИМНС по требованию или для освобождения от НДС.

На  основании этих Журналов делаются записи в Книге Покупок и Книге Продаж.

7. Книга ПОКУПОК

Запись в книгу Покупок производится по дате счета-фактуры поставщика (с 2006 года) и по дате отгрузки товаров покупателям в счет ранее полученной предоплаты (аванса). Все входящие счета-фактуры образуют Журнал входящих счетов фактур.

Если покупки производились в рамках посреднической деятельности в интересах поручителя (принципала), то они не отражаются в Книге Покупок. В этом случае предприниматель-посредник (агент) в книге Покупок отражает только покупки, связанные со своими расходами на ведение деятельности (например канцтовары, аренда помещения, услуги связи и др.).

Допускается ведение Книги Покупок с применением компьютера, что позволяет по окончании месяца произвести распечатку нескольких листов относящихся к отчетному месяцу. Эти листы прошиваются, нумеруются и опечатываются. Такие сшивки собираются в папке 6 в течении года. По окончании года их следует отложить и хранить отдельно от папки 6.

Если вы купили Книгу Покупок, но у Вас есть возможность применять компьютер (если вы читаете эти строки - то возможность есть), то советуем её выбросить и вести учет Книги покупок на компьютере.

8. Книга ПРОДАЖ

Запись в книгу ПРОДАЖ производится по факту отгрузки и по факту получения аванса (предоплаты). Все выданные счета-фактуры образуют Журнал выданных счетов фактур.

Если Вы реализуете товары (работы, услуги) с различными ставками НДС, то Вам следует вести раздельный учет реализации товаров с различными ставками (см. папку 14). При отсутствии такого учета применяется ставка НДС в 18 процентов.

Если продажи производились в рамках посреднической деятельности в интересах поручителя (принципала), то они не отражаются в Книге Продаж, поскольку это продажи не предпринимателя, а его поручителя. Эти продажи предприниматель-посредник отражает в отчете поручителю (комитенту, принципалу). В этом случае предприниматель-посредник (комиссионер, агент) в книге Продаж отражает только своё вознаграждение по договору поручения (договору комиссии, агентскому договору) и по дате оплаты или зачета (взаимозачета, призанния отчета).

Допускается ведение Книги Продаж с применением компьютера, что позволяет по окончании месяца произвести распечатку нескольких листов относящихся к отчетному месяцу. Эти листы прошиваются, нумеруются и опечатываются.

Если вы купили Книгу Продаж, но у Вас есть возможность применять компьютер (если вы читаете эти строки - то возможность есть), то советуем её выбросить и вести учет Книги Продаж на компьютере.

Обязанность вести учет журналов полученных и выданных счетов-фактур, книг покупок и продаж у Вас пропадет, если Вы перешли на упрощенную систему или вмененный налог. В остальных случаях, в том числе после получения освобождения от обязанностей плательщика НДС, такая обязанность у Вас сохраняется.

9. Регистрационные документы

В папке 9 следует собирать документы связанные с вашей предпринимательской деятельностью:

- свидетельство о регистрации предпринимателя

- свидетельство о постановке на учет

- лицензии на Ваши виды деятельности, если они требуются по закону

- сертификаты

- копия паспорта

- копия нотариальной доверенности Вашего доверенного лица

- свидетельство о постановки на учет в ПФ, ФОМС (возможно в ФСС)

- прочие

Документы из этой папки извлекаются по мере устаревания.

10. Кассовые книги

В этой папке следует хранить документы связанные с движением наличных денег.

Если у Вас розничный магазин и применяется ККМ, кроме этого других доходов нет Папку 10 можете не заводить.

Если Вы оказываете услуги населению, например бытовые, то допускается применение вместо ККМ бланков строгой отчетности. Форма бланков закреплена в Постановлении правительства. Допускается изготовление бланков с применением компьютера. Обязательные реквизиты для бланков строгой отчетности описаны в постановлении.

Если потребителями Ваших товаров (работ, услуг) являются коммерческие и некоммерческие предприятия, предприниматели без образования юридического лица, то применение ККТ при наличных расчетах для Вас не обязательно. Бланки строгой отчетсновти не подтверждаю факт оплаты чего-либо организацией, поэтому при расчетах с организациями лучше их не применять.

Применение приходных и расходных кассовых ордеров при получении или выдаче денег допускается только если эти операции не связаны с оплатой товаров (работ, услуг). Если вы применяете приходные кассовые ордера, то к Вам может быть применен Порядок ведения кассовых операций.

Если у Вас используются наемные работники, то порядок ведения кассовых операций к вам применяется в обязательном порядке. Этот порядок предусматривает ведение реестра приходных кассовых ордеров, реестра расходных кассовых ордеров, кассовой книги установленного образца. Всё это допускается (рекомендуем) вести с применением компьютера и хранить в папке 10.

11. Расчетные счета

Папка по расчетному счету, если он у Вас есть, содержит выписки банка по счету и все документы, подтверждающие приход или расход денег. Документы прикладываются к выписке банка, в которой содержатся ссылки на эти документы, желательно, в том же порядке.

Если у Вас несколько счетов - рублевый, валютный, или счета в нескольких банках, на каждый счет следует завести отдельный скоросшиватель.

12. Учет зарплаты работников

Учет зарплаты один из самых трудоемких видов учета для ИП, поскольку следует учитывать большое количество показателей используемых для расчета зарплаты, ЕСН, пенсионных взносов и НДФЛ. Появление наемных работников должно вызывать, в том числе, появление отдельного учетного работника. В этой папке следует хранить трудовые договора, копии паспортов работников, копии документов на льготы, копии свидетельств о рождении детей работников и другие. Лучше это делать в отдельном файле на каждого работника.

По умолчанию предполагается, что индивидуальный предприниматель не имеет работников. Поэтому в режиме "одного окна" его не регистрируют в качестве работодателя во внебюджетных фондах и ИФНС. Первый трудовой договор порождает обязанность регистрации в ИМНС, ПФ, ФОМС и ФСС в качестве работодателя с присвоением отдельного регистрационного номера во внебюджетных фондах. Регистрация должна  быть проведена не более чем за 10 дней, иначе на Вас могут наложить штраф в 20 тысяч рублей в ФСС, нарушение срока регистрации более чем на месяц - 5 тыс. рублей в ПФ и ФОМС..

Начисление зарплаты производится в зависимости от условий договора - повременно, сдельно, сдельно-премиально, или как вы сами сможете придумать. В любом случае Вам потребуется завести табель учета, где Вы будете ежедневно отмечать показатели работы каждого работника.

Также в табеле ведется учет отпусков и больничных листов, прогулов и опозданий. Табель также следует хранить в папке 12.

На основании табеля делается расчетно-платежная ведомость и/или расчетные листки по оплате труда. При применении ТСН с учетной политикой по отгрузке о начисленных зарплатах делается запись в Книге учета доходов и расходов в соответствующем разделе. При применении ТСН с учетной политикой по оплате или УСН 15% запись в книге учета доходов и расходов в соответствующем разделе делается по факту выплаты зарплаты и перечисления налогов.

На основании расчетно-платежной ведомости ежеквартально составляется декларация по авансовым платежам по единому социальному налогу. Ежемесячно производится уплата единого социального налога, в том числе платежей по обязательному пенсионному страхованию, и налога на доходы физических лиц - Ваших работников.

По окончании года, все расчетно-платежные ведомости прошиваются, нумеруются и опечатываются и хранятся 50 лет или по истечении 3 лет сдаются в местный архив.

Если Ваши работники не встали ранее на персонифицированный учет в Пенсионном фонде Вам надлежит это сделать. Заполнить заявления и т.д. вплоть до получения пресловутой пластиковой карточки. Если ваш работник иногородний, то для получения полиса медицинского страхований вам следует обратиться в специальную страховую компанию.

13. Учет основных средств

В папке учета основных средств собираются копии документов на их приобретение, ремонт и модернизацию, продажу. Также в ней будут содержаться составленные Вами акты пуска в эксплуатацию основных средств, расчеты амортизационных отчислений, акты списания основных средств стоимостью менее 10000 руб на расходы отчетного периода, и акты выбытия, утилизации основных средств.

При применении традиционной системы учета и отчетности о начисленной амортизации и списании основных средств делается запись в книге учета доходов и расходов в соответствующем разделе. При применении УСН 15 допускается стоимость приобретенных основных средств списывать в расходы полностью в момент пуска в эксплуатацию.

14. Учет товаров

Учет товаров производится с целью определения стоимости проданного товара и ставки НДС, применяемой к проданному товару.

В этой папке накапливаются копии приходных накладных, копии расходных накладных, акты инвентаризации остатков товара, расчеты стоимости проданного товара и сумм НДС.

Изначально предполагается, что ИП ведет учет продаж в натуре, т.е. фиксирует в книге доходов и расходов (или в промежуточной тетради) наименование каждого проданного товара. По этим записям восстанавливается стоимость закупки и вычисляется доход полученных от продажи единицы каждого товара. Такой подход вполне применим при продажи крупных товаров - автомашин, домов, самолетов, и абсолютно не применим при продаже делимых товаров - подсолнечного масла, сахара-песка, и др.

Можно проводить ежедневную инвентаризацию для определения проданного за день товара. Допускается проводить инвентаризацию не менее одного раза в налоговый период. Поскольку для НДС налоговый период один месяц (при выручке менее 1 млн. руб в квартал -квартал), то инвентаризацию следует проводить в последний день каждого месяца (квартала).

На основании приходных документов, акта инвентаризации за прошлый месяц и расчета остатков предыдущего месяца, производится расчет проданных товаров, в том числе в разрезе различных ставок по НДС. Этот расчет является основанием для расчета НДС с проданных товаров и определения остатков не проданных товаров.

Документы по окончании отчетного года прошиваются, нумеруются и опечатываются, хранятся три года, после чего уничтожаются.

15. Учет материалов

Учет материалов и комплектующих производится в производстве по мере переделки или использования. В данной папке накапливаются копии документов на приобретение материалов и комплектующих и акты изготовленные Вами на их использование или переделку.
        Пример 1. Предприниматель имеет автомобиль и закупил по безналичному расчету талоны на топливо. НДС по приобретенному топливу возмещается из бюджета, а стоимость топлива без  НДС подлежит списанию на основании акта. Акт списания изготавливается на основании путевого листа грузового (легкового) автомобиля, в котором определяется пробег и цель поездки. К расходам принимается только стоимость топлива рассчитанная по нормам расхода и для пробега в целях ведения бизнеса.

Пример 2. Предприниматель купил лампочки для изготовления люстры на продажу, провод, вилку, выключатель и прочие комплектующие. По факту их использования изготавливается акт об использовании такого-то количества лампочек по такой-то цене без НДС, такого-то количества провода по такой-то цене без НДС, и т.д.. На основании такого акта эти материалы и комплектующие переносят свою стоимость на готовую продукцию.
        Результатом такого учета является сумма расходов и перечень остатков.

По окончании отчетного года документы прошиваются, нумеруются и опечатываются. В новый год попадает копия перечня остатков с прошлого года.

16. Декларации и уплата налогов

Предприниматель на ТСН является самостоятельным плательщиком следующих основных налогов:

- НДС (декларация подается ежемесячно или ежеквартально). Подавать декларации ежеквартально имеют право субъекты, у которых  выручка менее 1 млн. руб. в квартал без НДС. Если есть возможность и желание освободится от НДС, то декларацию следует подавать ТОЛЬКО ежемесячно.

- ЕСН (декларация подается ежегодно до мая месяца следующего года, а если есть наемные работники - ежеквартально)

- НДФЛ (декларация подается ежегодно до мая месяца следующего года)

- фиксированные взносы в ПФ РФ - Ведомость АДВ-11 в ПФ подается по окончании года до 1 марта года, следующего за отчетным.

Предприниматель на УСН является самостоятельным плательщиком следующих основных налогов:

- единого налога по УСН (в течение года декларация подается до 25 числа месяца следующего за отчетным кварталом, а годовая - до мая месяца следующего года)

- фиксированные взносы в ПФ РФ - Ведомость АДВ-11 в ПФ подается по окончании года до 1 марта года, следующего за отчетным.

Предприниматель на ЕНВД является самостоятельным плательщиком следующих основных налогов:

- Декларация по вмененному налогу подается по окончании квартала до 25 числа.

- фиксированные взносы в ПФ РФ - Ведомость АДВ-11 в ПФ подается по окончании года до 1 марта года, следующего за отчетным.

Уплата налогов производится:

- НДС - до 20 числа следующего отчетного периода

- ЕСН  - до 20 числа следующего отчетного периода по зарплатам работника

- НДФЛ  - по графику авансовых платежей от ИМНС с окончательным расчетом после подачи декларации .

Рекомендуем к поданной декларации прикладывать оригиналы документов по оплате налога, а в учетные книги - копии этих документов.

После окончательного отчета и расчета за прошлый год документы следует прошить, пронумеровать и опечатать, хранить три года, после чего уничтожить.

17. Книга учета доходов и расходов

В общем случае предприниматель может иметь несколько книг учета доходов и расходов: по УСН или ТСН, и по ЕНВД.

Все эти книги следует хранить в отдельной Папке. Для книг учета доходов и расходов допускается изготовление их на компьютере.

Записи в книге учета доходов и расходов по традиционной системе производятся на основании всех вышеописанных документов, но только в разрезе доходов и расходов (без запасов, дебиторов и кредиторов, и других активов и пассивов).

Записи в книге учета доходов и расходов по упрощенной системе производятся на основании документов о доходах и расходах. Поскольку для УСН, с обложением дохода налогом в 6 процентов, расходы не влияют на налоги и записи по расходам делать не требуется.

Данные рекомендации не охватывают все случаи Вашей деятельности и не могут служить оправданием Ваши действий для налоговых органов. Возможно у Вас сложилась другая система учета, которая будет не менее правильной, хотя и быть может более трудоемкой.

12 апреля 2002 года
изм. 08.08.2004 года
изм. 27.11.2006 года

©bistrast 2005–2017
Design by Joki
Rambler's Top100
Москва, Зеленоград, 2033, н.п. XXIV
тел. (499)210-33-93, (499)210-33-24