Рекомендации по учету товародвижения

Рекомендации от Бизнес-Траст

Задача учета товародвижения стоит перед торгующими организациями и предпринимателями, применяющими традиционную систему налогообложения (ТСН) и упрощенную систему налогообложения с обложением дохода, уменьшенного на величину расходов (УСН 15%). Такой учет также необходим и тем, кто применяет ЕНВД или УСН с обложением дохода для определения финансового результата своей торговой деятельности, т.е. не для налоговых органов, а для внутреннего потребления. Независимо от применяемой системы налогообложения, учет товаров производится примерно одинаково тремя-четырьмя способами по выбору собственника.

Законодательные нормы

Стоимость проданных товаров уменьшает налоговую базу по НДФЛ при применении ТСН и по УСН (15%). В обоих случаях, в конечном итоге, порядок включения в расходы регламентируется п. 3 ст. 268 НК РФ.

При реализации покупных товаров налогоплательщик вправе уменьшить доходы от таких операций на стоимость приобретения данных товаров, определяемую в соответствии с принятой учетной политикой для целей налогообложения одним из следующих методов оценки покупных товаров:

• по стоимости первых по времени приобретения (ФИФО)
• по стоимости последних по времени приобретения (ЛИФО)
• по средней стоимости
• по стоимости единицы товара.

При реализации покупных товаров, налогоплательщик вправе уменьшить доходы от таких операций на сумму расходов, непосредственно связанных с такой реализацией, в частности на расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке реализуемого имущества. При этом такие расходы уменьшают доход пропорционально сумме проданных товаров.

Первые два метода основаны на бумажной технологии учета товаров - товарных карточках, которые широко применялись ещё при социализме. В мировой практике они уже давно не используются. Мы не рекомендуем их применять, поскольку недалеко то время, когда их ликвидируют на законодательном уровне.

Метод "средней себестоимости" широко распространен в розничной торговле, где товары принимаются к учету по цене продажи.

Метод "по стоимости единицы товаров" или как его обычно называют "по фактической себестоимости" повсеместно применяют в компьютеризированном учете. Это самый точный метод, но и самый трудоемкий.

Второй абзац - по включению в расходы стоимости хранения, обслуживания и транспортировки - тем, кто применяет УСН, можно не читать, поскольку эти расходы у них не уменьшают налоговую базу. По мнению налоговиков даже коммунальные платежи у торгующих организаций не принимаются в расходы, поскольку они не поименованы явно в ст. 346.16 НК РФ.

Учет товаров глазами налоговиков

Работники налоговых органов представляют учет товаров исключительно в примитивной форме, т.е. по фактической себестоимости: товар куплен за пять рублей, продан за шесть рублей, доход от продажи - рубль. Книги учета, в которых предлагается предпринимателям вести учет, расчитаны именно на такую форму. Любой налоговый инспектор, любые курсы учета для ПБОЮЛ рассказывают об этом способе учета, как о единственно возможном. Конечно, все они лукавят.

Сложности начинаются тогда, когда сделку купли-продажи начинают рассматривать, как совокупность двух фактов: факта передачи права собственности и факта оплаты. Эти два факта не всегда происходят в один день и их учет зависит от учетной политики хозяйствующего субъекта. Предпринимателям без образования юридического лица налоговики, сами того не понимая, навязывают более сложный вариант - кассовый метод, т.е. учет доходов и расходов по факту оплаты.

Первая сложность в том, что в Книге учета невозможно отразить сделку двумя записями. Например, предприниматель взял товар на реализацию. В книге учета, как на ТСН, так и на УСН, записывать нечего, поскольку нет движения денег (факта оплаты). Затем товар отгружен покупателю с отсрочкой платежа. Опять в Книге учета записывать нечего. Если Покупатель вернул бракованный товар, который затем был возвращен поставщику, то вся эта деятельность в Книге учета отражения не найдет. Для учета таких операций следует вести отдельный учет товародвижения для внутреннего потребления.

Вторая сложность заключается в том, что если покупатель оплатил предпринимателю взятый им на реализацию товар, то до момента оплаты этого товара постащику вся сумма оплаты будет являться объектом налогообложения. Этим несправедливо будут завышены налоги за данный налоговый период. В следующем налоговом периоде оплата поставщику будет учтена в расходы, но при этом может случиться убыток, который опять необосновано увеличит налоги предпринимателя: по ТСН убытки текущего налогового периода на следующий налоговый период не переносятся, по УСН - приводят к уплате минимального однопроцентного налога с оборота вместо единого налога по УСН, который не уменьшает единый налог по УСН, а всего лишь включается в расходы следующего года по факту уплаты.

Третья сложность - главная - в розничной торговле практически невозможно записывать каждый товар в Книгу учета для последующего определения стоимости его приобретения. Тем более сложно вести одновременный учет купленного товара и товара, взятого на реализацию или на ответственное хранение (по договору комиссии). Решением этой проблемы является применение штрихового кодирования товаров и их компьютерного учета, как это отражено на нижеприведенной схеме.

Однако начинающий предприниматель не может себе позволить применение современных технологий из-за их дороговизны и сложности. Поэтому он вынужден выполнять эту работу вместо компьютера. Именно по этой причине в недалеком будущем начинать бизнес в розничной торговле будет для большинства дорого и не выгодно.

Периодическая инвентаризация

Когда продавец записывет продажу каждой вещи в Книгу учета доходов и расходов, такой метод можно назвать мгновенной инвентаризацией. Именно это и делает компьютер, когда считывает шрих-код или же когда кассир вводит артикул продаваемого товара в кассовую программу. При этом всё равно остается вероятность ошибки маркировщика товара, товароведа при приемке товара, кассира, допускающего опечатку при вводе артикула на похожий товар.

Когда после окончания рабочего дня все сотрудники маленького магазинчика вместе с хозяином переписывают остатки товаров, то такой метод можно назвать ежедневной инвентаризацией. К остаткам товара по предыдущей инвентаризации прибавляется товар, поступивший в торговый зал за день, и вычитаются отстатки на конец рабочего дня. Так определяется стоимость проданного за день товара. Потом по приходным накладным ищется стоимость каждой единицы товара и так определяется стоимость проданных товаров по цене закупки. Конечно, к описанным выше ошибкам прибавляется воровство покупателей и продавцов, ошибки арифметических вычислений, но это плата за экономию денег, времени и усилий по учету товаров.

Когда раз в месяц магазин закрывается на учет и все сотрудники магазина вместе с хозяином переписывают остатки товаров, то такой метод можно назвать методом ежемесячной инвентаризации.Таким образом определяется перечень товаров, проданных за период между инвентаризациями. Аналогично может проводиться квартальная или годовая инвентаризация.

Результат любой инвентаризации крайне трудно проверить налоговым органам. Это обусловлено тем, что выездную налоговую проверку они могут сделать только по законченному налоговому периоду после подачи декларации и уплаты налогов. С мемента окончания налогового периода до момента начала проверки пройдет от нескольких месяцев до нескольких кварталов. За это время состав товаров меняется радикальным образом и определить ошибки в натуральном учете не представляется возможным.

Налогоплательщик вправе применять любой удобный для него метод учета товаров. Налоговый инспектор может рекомендовать тот или иной, но ограничивать выбор он не вправе.

Дешевое решение

Многие начинающие предприниматели приувеличивают значение налоговой отчетности и принижают значение внутреннего учета. В итоге отчетность у них существует сама по себе, а внутренний учет отсутствует совсем. В таком случае, целесообразно проводить инвентаризацию в последний день отчетного периода. По результатам инвентаризации готовится Расчет стоимости проданных товаров. В Книге учета доходов и расходов стоимость проданных товаров учитывается одной записью - на основании Расчета.

Единственное, что остается проверять налоговикам при таком методе, чтобы стоимость проданных товаров не превышала стоимость оплаченных поставщикам товаров. Такое превышение может случиться, когда торговля производится товарами, взятыми на реализацию или с отсрочкой платежа. Если же такое случается, то в расходы можно будет списать только стоимость оплаченных товаров. Стоимость неоплаченных, но уже проданных товаров можно будет списать в следующем периоде по факту оплаты. Это также следует отразить в отчете.

Недостатком такого метода является инерционность товарооборота. Время реакции на изменение спроса покупателей будет зависеть только от внимательности продавцов (товароведов), которые должны следить за тем, какой товар кончился и какой следует закупать.

Без инвентаризации

Если вести учет в отдельной дополнительной Книге поступления товаров, вид которой в бумажном варианте следует предварительно согласовать с налоговым инспектором, прошнуровать, пронумеровать и пропечатать, то можно обойтись и без утомительных инвентаризаций. Если учет ведется в компьютере, то все манипуляции с бумажной книгой становятся не нужными, поскольку учет в компьютере предполагает распечатку результатов по окончании налогового периода, под которым по НК РФ понимается календарный год.

Суть такого учета основана на методе средней стоимости товаров. На каждый товар при поступлении делается наценка и в торговый зал он поступает по цене продажи. Именно это и фиксируется в Книге поступления товаров. Здесь же можно вести учет оплат поставщикам.

Фактически розничный торговец, применяющий только ККМ, будет вести три Книги: Книгу учета доходов и расходов, Журнал кассира-операциониста и Книгу учета поступления товаров (ранее её называли амбарной книгой).

Тогда, например за месяц, поступает выручка от ККМ за проданный товар, что следует из Журнала кассира-операциониста. В Книге учета доходов и расходов делается одна запись - Поступление выручки от ККМ за месяц. Зная по Книге поступления товара, сколько товара поступло в магазин и сколько в этом товаре было наценки, можно легко вычислить стоимость проданного товара. На основании Расчета делается вторая запись в Книге учета доходов и расходов. При этом ошибки учета товаров и воровство можно будет учесть по эжемесячной инвентаризации (если это волнует собственника), но целью инвентаризации уже не будет определение стоимости проданного товара. Такой метод был бы выгоден и предпринимателям, поскольку не требует усилий по пересчету товара, и налоговикам, поскольку не позволяет учитывать украденный товар, как проданный.

Конечно, в Книге учета доходов и расходов могут быть и иные записи о доходах и расходах, такие как: поступление выручки на расчетный счет, оплата аренды производственных помещений и оборудования, оплата взносов в Пенсионный фонд, выплата зарплаты, оплата канцелярских товаров и другие.

Ниже приводится примерная форма Книги поступления товаров и Форма Расчета стоимости проданных товаров.

Возможно, что при предъявлении этих учетных документов вашему налоговому инспектору у него возникнет недоумение и недопонимание. Это обычная реакция чиновника, когда гражданин пытается пользоваться законным правом, неизвестным конкретному чиновнику. Если у вас нет смелости спорить с налоговиками, в том числе в арбитражном суде, то пишите в Книгу учета продажу каждой вещи. Это им понравится.

Книга поступления товаров

Расчет №-1
стоимости проданых товаров
от 31.01.04 г.

ПБОЮЛ ___________________ Подпись _____________________

09.06.2004